Por eso hoy tenemos una pequeña lista con 27 trucos y algún extra para exprimir Gmail al máximo y aumentar tu eficiencia a la hora de leer y enviar correos. Tenemos de todo, desde trucos para configurar la bandeja de entrada hasta otros para olvidarte para siempre de los correos no deseados, pasando por la gestión de múltiples cuentas o la optimización de etiquetas.
1. No lo envíes a Spam, bloquea al usuario
Lo único que tienes que hacer es ir a uno de los correos de la persona a la que quieres bloquear y a la derecha, al lado de la opción Responder, darle al menú Más que se muestra con el icono de una flecha hacia abajo. Entre las opciones del menú aparecerá la de bloquar a esa persona. Ten cuidado no bloquees a compañeros de trabajo.
2. Configura tu bandeja de entrada
En ella podrás elegir entre las pestañas predefinidas, pudiendo añadir o eliminar varias otras a tu bandeja de entrada. También tienes una opción para que todos los mensajes destacados aparezcan automáticamente en la pestaña principal.
3. Organiza los correos que recibes con etiquetas
Para crearlas sólo tienes que ir al menú Configuración, y en él hacer click sobre la pestaña Etiquetas. Te aparecerán todas las pregeneradas por Gmail, pero debajo del todo tendrás la opción para crear nuevas. Al pulsar sobre ella sólo tendrás que ponerle un nombre y, si quieres que pertenezca a otra, activar la opción Añadir etiqueta en: y elegir cual.
Esta opción permite crear subetiquetas, de manera que teniendo una principal como pueda ser Personal puedas tener varias dentro de esa categoría como Familia, Proyectos o lo que quieras. Pero vamos, si lo que quieres es crear una etiqueta principal no tienes que activar nada, sólo elegir el nombre y empezar a etiquetar los correos que quieras.
4. Crea filtros para automatizar acciones
Para crearlos ve al menú de configuración y elije la opción Filtros y direcciones bloqueadas. Si usas Inbox verás que tienes algunos filtros automáticos creados. Baja a la parte inferior de la pestaña y encontrarás la opción Crear un filtro nuevo en la que tendrás que pulsar para que te salga una ventana Filtrar en la que configurar uno a tu medida.
En la ventana podrás configurar el filtro por el remitente del correo, por el destinatario, por asunto, por si lleva un archivo adjunto o por ciertas palabras clave que puede tener o no tener. Una vez determinados los criterios le das a la opción de crear un filtro que aparece abajo a la derecha, e irás al siguiente paso donde configurar qué quieres que haga Gmail cuando recibas un correo que cumpla con las características que has definido.
5. Cancela el envío de un correo
Para configurar la opción tienes que ir al menú de configuración de Gmail, donde en la pestaña General verás la opción Habilitar opción Deshacer el envío. Podrás establecer un retardo de 5, 10, 20 o 30 segundos, o sea que configúralo dependiendo de lo seguro que estés de ti mismo y la tendencia que tengas a enviar mensajes sin querer.
6. Organiza tus correos con estrellas de prioridad
Para activar la opción de al menú de configuración, y en la pestaña General busca la opción Estrellas. Podrás elegir entre tres configuraciones predefinidas con una, cuatro estrellas o todos los símbolos, aunque también tienes la opción de mover los disponibles a la zona En uso para activar los que quieras. Con todo esto podrás ir etiquetando los correos con diferentes prioridades.
7. Sincroniza varias cuentas de Gmail
Sólo tienes que ir a las opciones de Gmail y entrar a la pestaña Cuentas e importación. En ella verás una opción llamada Añadir otra dirección de correo tuya, a la cual tendrás que darle para que te abra el proceso para añadir otras cuentas. Pon la tuya de Gmail y listo. También podrás elegir cual de las cuentas utilizar por defecto para enviar correos.
8. Utiliza tus otras cuentas de correo
Lo único que tienes que hacer es ir a los ajustes de la aplicación y elegir la opción Añadir cuenta. Una vez hecho el proceso, podrás aplicarle a estas cuentas todos los beneficios de Gmail, desde los filtros hasta las etiquetas.
9. Crea un tema personalizado
Esencialmente, los temas son una imagen de fondo, y además de los que vienen predefinidos podrás poner tu foto personalizada. Una vez elegido uno tendrás la opción de cambiar el color de fondo entre claro y oscuro, aplicar un efecto viñeta para oscurecer los bordes de la imagen o uno de desenfoque para que sea más diáfana.
10. Utiliza el símbolo de suma en tu dirección de correo
11. Los puntos en el nombre de correo tampoco cuentan
12. Crea una lista de tareas con tus correos
Para crear esta lista sólo tienes que entrar en ese correo que quieres añadir a ella, darle al menú desplegable Más, y elegir la opción Añadir a las tareas. Puedes añadir todas las que quieras, marcarlas como hechas y/o borrarlas una vez hayas terminado con ellas. También puedes configurar recordatorios para que no se te olviden.
13. Utiliza los comandos de búsqueda
Por ejemplo, con "in:trash" e "in:spam" reducirás los resultados de búsqueda a los correos que aparezcan en las carpetas de reciclaje o en el buzón de entrada. También puedes utilizar "label:" para elegir la carpeta donde buscar, "filename:" para buscar el nombre concreto de un archivo adjunto. El símbolo "-" te ayudará a buscar una cosa pero no otra, como "móvil -tablet", para evitar las menciones a las tablet, y el comando "OR" cuando lo escribes en mayúsculas. La lista completa de comandos la tienes aquí.
14. Evita que cualquiera en Google+ te pueda enviar correos
Por ejemplo, por defecto cualquier usuario de Google+ te puede enviar un correo a tu email. Si quieres ajustar esta opción tendrás que ir a la configuración de Gmail, y en la pestaña General buscar el apartado Enviar correo electrónico a través de Google+:. Ahí podrás limitar los círculos que quieres que te puedan enviar correos si aún utilizas la red social, o desactivarlo para que nadie que no sepa tu dirección de correo pueda hacerlo.
15. Anula tus suscripciones
16. Activa los indicadores personales
Activarlo es sencillo, y nuevamente lo único que tienes que hacer es entrar en la pestaña General del menú de configuración de Gmail. En ella verás opción de Indicadores personales, que aunque viene desactivada o sin indicadores, puedes activar siempre que quieras.
17. Saber cuándo y desde dónde se accede a tu cuenta
Para acceder a él ve a la bandeja de entrada, y abajo del todo verás un enlace que pone Información detallada junto a la información de la última actividad de la cuenta. Pincha sobre él y podrás ver la IP, la procedencia, mediante qué medio y durante cuánto tiempo se ha estado accediendo a tu correo electrónico. Si hay algo que nos mosquea podremos ver los detalles de cada acceso e incluso editar los permisos para que cierta aplicación sospechosa no pueda entrar.
18. Chats y videollamadas con Hangouts en Gmail
19. Responde y archiva tus correos recibidos
Para hacerlo ve al menú de configuración, y en la pestaña General ve a la sección Enviar y archivar. Si lo activas la opción Enviar pasará a ser secundaria, y en su lugar aparecerá en azul la opción para enviar y archivar el correo. Te desaparecerá de la bandeja de entrada pero podrás recuperarlo siempre que quieras.
20. Haz copias de seguridad de tus correos
21. Permite que otra persona entre en tu cuenta
Sólo tienes que entrar en la configuración de Gmail e ir a la pestaña Cuentas e importación. En ella verás la opción Conceder acceso a tu cuenta que te abrirá otra pestaña para que escribas el correo de quien quieres que acceda a ella. Podrás configurar que los correos que mire esta persona se marquen como leídos o se queden como si nadie los hubiera mirado.
22. Acelera Gmail cargándolo en HTML básico
23. Usa emoticonos y adjunta archivos de Drive
En el mismo menú también tienes el icono de Google Drive, y pulsándolo podrás adjuntar un archivo no de tu ordenador, sino uno de los que tengas subidos a la nube de la empresa del buscador. Si prefieres buscar entre tus archivos locales, tanto al lado de ese icono como en el mismo menú de adjuntar desde Drive tienes el dibujo de un clip para adjuntar como siempre.
24. ¿Te vas de viaje? Deja un contestador automático
Una vez habilitada esta respuesta automática puedes definir el periodo de tiempo durante el que quieras que esté activo y el asunto con el que se enviará la respuesta. En el cuadro de texto podrás escribir lo que quieras, pudiéndole dar el mismo formato que le darías a cualquier otro mensaje. También tienes la opción de que la respuesta se envíe a todos los mensajes que recibas o sólo a los de tus contactos.
25. Descarga la versión offline de Gmail
Ve a configuración, donde entre las pestañas de Labs y Temas verás una que se llama Sin conexión. En ella verás un enlace Instalar Gmail sin conexión que te llevará a la extensión, cuando la instales te aparecerá ahí mismo la opción. Todo lo que hagas utilizando Gmail offline se sincronizará una vez te conectes a la red.
26. Buscar los servicios experimentales de Labs
Puedes activar todo tipo de opciones como cambiar de sitio el chat, activar la opción de citar un texto al responder un correo, la creacción enlaces rápidos, etiquetas inteligentes, opciones extra para Google Maps o el poder configurar atajos de teclado personalizados.
27. Atajos de teclado
Redacción y chat
- Shift + Esc : Destacar la ventana principal
- Esc : Destacar el chat o redacción más reciente
- Ctrl + . : Ir al chat o redacción siguiente
- Ctrl + , : Ir al chat o redacción anterior
- Ctrl + Intro> : Enviar
- Ctrl + Shift + c : Añadir destinatarios a Cc
- Ctrl + Shift + b : Añadir destinatarios a Cco
- Ctrl + Shift + f : Acceder a dirección de remitente personalizada
- Ctrl + k : Insertar un enlace
- Ctrl + ; : Ir a la palabra anterior con errata
- Ctrl + ' : Ir a la palabra siguiente con errata
- Ctrl + m : Abrir sugerencias de ortografía
Formato
- Ctrl + Shift + 5 : Fuente anterior
- Ctrl + Shift + 6 : Siguiente fuente
- Ctrl + Shift + - : Reducir el tamaño del texto
- Ctrl + Shift + + : Aumentar el tamaño del texto
- Ctrl + b : Negrita
- Ctrl + i : Cursiva
- Ctrl + u : Subrayado
- Ctrl + Shift + 7 : Lista numerada
- Ctrl + Shift + 8 : Lista con viñetas
- Ctrl + Shift + 9 : Citar
- Ctrl + [ : Reducir sangría
- Ctrl + ] : Aumentar sangría
- Ctrl + Shift + l : Alinear a la izquierda
- Ctrl + Shift + e : Centrar
- Ctrl + Shift + r : Alinear a la derecha
- Ctrl + Shift + , : Configurar de derecha a izquierda
- Ctrl + Shift + . : Configurar de izquierda a derecha
- Ctrl + \ : Eliminar formato
Saltos
- g y después i : Ir a Recibidos
- g y después s : Ir a Conversaciones destacadas
- g y después t : Ir a Enviados
- g y después d : Ir a Borradores
- g y después a : Ir a Todos
- g y después c : Ir a Contactos
- g y después k : Ir a Tareas
- g y después l : Ir a etiqueta
Selección de conversaciones
- * y después a : Seleccionar todas las conversaciones
- * y después n : Eliminar selección de todas las conversaciones
- * y después r : Seleccionar conversaciones leídas
- * y después u : Seleccionar conversaciones no leídas
- * y después s : Seleccionar conversaciones destacadas
- * y después t : Seleccionar conversaciones sin destacar
Navegación
- u : Volver a la lista de conversaciones
- k / j : Conversación más reciente/anterior
- o o Intro : Abrir conversación; ampliar/minimizar conversación
- p / n : Leer mensaje anterior/siguiente
- ` : Te lleva a la siguiente sección de Recibidos.
- ~ : Te lleva a la anterior sección de Recibidos.
Aplicación
- c : Redactar
- d : Redactar en una pestaña (solo en la nueva interfaz)
- / : Buscar mensaje
- q : Buscar contactos de chat
- . : Abrir el menú Más acciones
- v : Abrir el menú Mover a
- l : Abrir el menú Asignar la etiqueta
- ? : Abrir la ayuda de las combinaciones de teclas
Acciones
- **, :** Cambia el cursor a la barra de herramientas
- x : Seleccionar conversación
- s : Destacar/rotar entre superestrellas
- y : Eliminar etiqueta
- e : Archivar
- m : Silenciar la conversación
- ! : Marcar como spam
- # : Eliminar
- r : Responder
- Shift + r : Responder en una ventana nueva
- a : Responder a todos
- Shift + a : Responder a todos en una ventana nueva
- f : Reenviar
- Shift + f : Reenviar en una ventana nueva
- Shift + n : Actualizar la conversación
- ] / [ : Eliminar la conversación de la vista actual e ir a anterior/siguiente
- } / { : Archiva la conversación y dirige a la conversación anterior/siguiente
- z : Deshacer última acción
- Shift + i : Marcar como leído
- Shift + u : Marcar como no leído
- _ : Marca como no leídos los mensajes a partir del seleccionado.
- + o = : Marcar como importante
- - : Marcar como irrelevante
- ; : Mostrar toda la conversación
- : : Ocultar toda la conversación
- Shift + t : Añadir conversación a Tareas
Hangouts
- h y después m : Mostrar menú
- h y después a : Mostrar conversaciones archivadas
- h y después i : Mostrar solicitudes de conversaciones
- h y después c : Concentrarse en la lista de conversaciones
- g y después p o h y después p : Abrir teléfono